Phân biệt bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT

Rất nhiều kế toán chưa phân biệt được sự giống nhau và khác nhau giữa bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Liệu có xuất hiện lỗi không in được file xml đối với cả 2 loại chứng từ này hay không? Hãy cùng chúng tôi phân biệt cụ thể những điểm giống và khác nhau giữa hai loại chứng từ này.

Về bản chất

Yếu tố đầu tiên cần so sánh của bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đó chính là bán chất. Cả hai loại chứng từ này đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy nhưng đều không phải là hóa đơn điện tử

Việc quản lý bản in và quản lý hóa đơn chuyển đổi

– Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, việc tạo hóa đơn hoàn toàn là do bên bán (chỉ bên bán mới có thể in được). Khi bên mua có nhu cầu cung cấp hóa đơn chuyển đổi (để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông hay để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán ) thì phải yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn chuyển đổi này.

– Trong khi đó, bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử được quản lý bởi cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Chỉ những hóa đơn nào hợp lệ mới được đăng tải và cập nhật trên hệ thống.  Vì vậy, bất kỳ bên nào có thông tin về hóa đơn điện tử đều có thể tra cứu thông qua trang cung cấp dịch vụ của cơ quan thuế và bất kỳ ai có thể tra cứu thì đều có thể thực hiện in được.

bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi

Về nội dung

-Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Theo quy định tại Thông tư 32/2011 thì người dùng chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất cho mỗi hóa đơn. Sau đó, tùy vào nhu cầu của hai bên mà có thể in hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đó thành nhiều bản để cung cấp cho bên mua hay tự lưu trữ tại doanh nghiệp. Nội dung trên hóa đơn điện tử chuyển đổi cần phải phản ảnh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi…

– Đối với bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử: bản in này cũng phản ánh ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, nhưng nó chỉ như là một bản sao chép của hóa đơn điện tử, không có tiêu thức, không có ký hiệu riêng xác nhận và cũng không có con dấu hay chữ ký của người đại diện trong doanh nghiệp như đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi. 

Quy định về bảng kê hóa đơn chi tiết 

DN sử dụng hóa đơn điện tử báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thế nào?

 
Về mục đích sử dụng

– Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử:

+ Bên bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tức là cung cấp hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cho tài xế khi đi đường, vận chuyển hàng hóa.

+ Khi bên bán/bên mua có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. 

– Đối với bản in tra cứu từ hóa đơn điện tử: cũng được sử dụng nhằm mục đích lưu trữ của doanh nghiệp.

Một trong những lưu ý quan trọng dành cho các doanh nghiệp đó chính là dù là hóa đơn điện tử chuyển đổi hay là bản in hóa đơn điện tử thì mục đích cuối cùng cũng chỉ là lưu trữ nội bộ, xác minh trong việc cung cấp các dịch vụ ngân hàng, thanh toán theo quy định hay để thực hiện các thủ tục về kê khai doanh thu, các nghĩa vụ về thuế, để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp.